Bókun um málefni aðgerðarhóps um stjórnsýslubreytingar

Gunnar Gíslason, oddviti Sjálfstæðisflokksins á Akureyri, lagði á fundi bæjarráðs í morgun fram bókun um að leggja niður aðgerðarhóp sem vinnur að innleiðingu stjórnsýslubreytinga hjá Akureyrarbæ. Sú bókun er til ítrekunar fyrri bókun Gunnars um sama efni á fundi í síðasta mánuði.

Bókun Gunnars frá fundi í bæjarráði 19. desember er svohljóðandi:

„Ég legg til að sá aðgerðarhópur sem skipaður var af bæjaráði til að vinna að innleiðingu stjórnsýslubreytinga sem samþykktar hafa verið, verði lagður niður. Það er búið að ráða sviðsstjóra og það er þeirra hlutverk í samráði við sína starfsmenn og bæjarstjóra að skipa málum hver á sínu sviði. Ef fram koma tillögur um breytingu á skipuriti sviða í þeirri vinnu verða þær tillögur lagðar fyrir viðkomandi fagnefnd og stjórnsýslunefnd.“

Á fundi bæjarráðs í dag, 5. janúar, lagði Gunnar Gíslason fram eftirfarandi bókun:

"Ég tel að aðgerðarhópinn eigi að leggja niður og bæjarráð taki að sér hlutverk hans innan þeirra marka sem stjórnsýslureglur Akureyrarkaupstaðar gefa tilefni til. Það er að minnsta kosti ljóst að aðgerðarhópurinn starfar ekki lengur í mínu umboði sem bæjarfulltrúa í bæjarráði."

Greinargerð með bókun Gunnars er svohljóðandi:

Í minnisblaði frá bæjarstjóra dagsett 20.12.2016 eru færð rök fyrir því að halda starfi aðgerðahópsins áfram og vitanð m.a. til þess að ráðgjafi verkefnis „stjórnsýslubreytingar“ hafi lagt fram tillögu um slíkt fyrirkomulag og tilgreint þar sérstaklega eftirfylgd með eftirfarandi verkefnum:

1. Lagt er til að myndræn framsetning á nýju skipuriti Akureyrarbæjar verði eins og mynd 3 hér að neðan.

Tillaga að nýju stjórnskipuriti Akureyrarbæjar

2. Lagt er til að mörkuð verði stefna og aðgerðaáætlun á sviði rafrænnar stjórnsýslu og þjónustu hjá Akureyrarbæ. 

Rökstuðningur og þættir í útfærslu:

Auðvelda þarf íbúum samskipti, umsóknir og leit að upplýsingum um stjórnkerfi Akureyrarbæjar. Með rafrænni þjónustu er átt við miðlun hagnýtra upplýsinga á vef Akureyrarbæjar, s.s. algengar spurningar og svör við fyrirspurnum, rafræn eyðublöð, rafrænar undirskriftir o.s.frv. Þannig verði unnt að auka afgreiðsluhraða, lágmarka tvíverknað og draga úr villuhættu við skráningu grunnupplýsinga. 

Verkefnið verði unnið undir forystu stjórnsýslusviðs með þátttöku frá öðrum sviðum.

3. Lagt er til að sett verði á laggirnar nokkur afmörkuð umbótaverkefni sem verði stýrt á grunni verkefnastjórnunar þar sem þau verða þróuð áfram og ýmist lokið eða sett í rekstur á sviðum miðlægrar stjórnsýslu og þjónustu eða fagsviða eftir atvikum. 

Áhersla verði lögð á að nýta þekkingu og reynslu sérfræðinga þvert á skiptingu í svið. 

Rökstuðningur og þættir í útfærslu:

Áður hefur verið minnst á þörf fyrir umbætur á sviði mannauðsmála og rafrænnar stjórnsýslu og þjónustu. Að auki eru hér nefndar til sögunnar umbætur á sviði gæðamála, á ferlum og verklagi (þ.e. skráning og/eða staðfesting auk þjónustukannana til að staðfesta umbætur á því sviði) og á fyrirkomulagi innri endurskoðunar. Loks þarf að skoða hvernig væri unnt að efla samstarf deilda og gera það markvissara. Ein leið væri að efna til reglubundinna stöðufunda til að fjalla um sameiginleg verkefni deilda. Unnt væri að beita teymisvinnu í auknum mæli við lausn verkefna, t.d. við samræmingu mála sem varða fleiri en eina deild. 

Mikilvægt er að afmarka umbótaverkefni með skýrum hætti og að verkefnishópar verði skilgreindir sem tímabundnir. Starfstími þeirra verði stuttur og miðist við að leysa úr ofangreindum viðfangsefnum.

Hver verkefnishópur skilgreini nánar þær umbætur sem fara þarf í, kortleggi stöðuna á hverju sviði fyrir sig enda margt nú þegar til staðar og skráð þó að það hafi ekki verið formlega afgreitt. Þannig eru til staðar skráðir ferlar víða, ýmis gæðaskjöl og handbækur svo nokkuð sé nefnt.

Ein rökin sem færð eru fyrir því að aðgerðahópurinn haldi starfi sínu áfram eru þau að hér sé um pólitíska ákvörðun að ræða sem pólitískir fulltrúar þurfi að fylgja eftir. Þessi rök fá ekki staðist sem slík þar sem allar stefnubreytingar hvort heldur þær eru teknar í bæjarstjórn, bæjarráði eða öðrum nefndum eru pólitískar ákvarðanir og það hefur ekki þótt ástæða til þess hingað til að setja upp sérstaka aðgerðahópa pólitískra fulltrúa til að fylgja þeim verkefnum eftir með bæjarstjóra eða embættismönnum, nú sviðsstjórum.

Það var eðlilegt að 1. lið þessara verkefna væri fylgt eftir sérstaklega til að byrja með af pólitískum fulltrúum eða fulltrúum þeirra í aðgerðahópi eins og raunin varð nú. Það snéri þá sérstaklega að kynningu á breytingunum og rökum fyrir því að farið er í þær. Nú er þeirri vinnu lokið að mínu mati, búið að ráða sviðsstjóra og flestir þeirra komnir til starfa frá og með 1. janúar s.l. Það er því komið að þeim í samráði við bæjarstjóra að vinna þessar breytingar áfram í samræmi við stefnumörkun þá sem bæjarstjórn hefur samþykkt.

Í starfslýsingum sviðsstjóra er þessi skoðun mín staðfest í neðagreindum atriðum sem þar koma fram: 

• Sviðsstjóri gegnir leiðtogahlutverki gagnvart starfsfólki sviðsins og samstarfsaðilum í samræmi við áherlsur Akureyrarbæjar.

• Sviðsstjóri er leiðandi og mótandi í starfi sínu og hefur frumkvæði að lausn verkefna, veitir ráðgjöf og hefur yfirumsjón og eftirlit með faglegu starfi á verksviði sviðisins.

• Sviðsstjóri sér um að veitt sé ráðgjöf og fræðsla til bæjaryfirvalda, stjórnenda og annars starfsfólks vegna mála er varða starfsemi sviðsins.

Ef sviðsstjóri er leiðtogi er það hlutverk hans að vinna með starfsfólki sínu að útfærslu stefnu þannig að allir séu með og finni að hlustað sé á sjónarmið þeirra, tekið tillit til þeirra að því marki sem hægt er og þannig nær leiðtoginn fólki sínu með sér til verka. Hann þarf einnig að vera tilbúinn til að taka erfiðar ákvarðanir þegar þannig stendur á og vinna af skynsemi úr þeim.

Um hlutverk bæjarstjóra segir í Samþykkt um stjórn og fundarsköp Akureyrarkaupstaðar: 

• Bæjarstjóri er æðsti yfirmaður annars starfsliðs sveitarfélagsins. Hann skal sjá um að stjórnsýsla sveitarfélagsins samræmist lögum, samþykktum og viðeigandi fyrirmælum yfirmanna.

Í sömu samþykkt segir um hlutverk bæjarstjórnar og bæjarráðs:

 Bæjarstjórnar er:

• Að ákveða stjórnskipan sveitarfélagsins og ráða bæjarstjóra, sbr. 54. gr. sveitarstjórnarlaga.

• Að móta stefnu fyrir starfsemi bæjarstjórnar, deilda og stofnana, setja starfsemi bæjarstjórnar reglur, setja samþykktir og gjaldskrár, eftir því sem lög mæla fyrir um og þörf krefur.

 

• Bæjarráð hefur eftirlit með stjórnsýslu bæjarfélagsins

Í samþykktum fyrir nefndir og ráð segir um hlutverk þeirra í 2. gr.:

• -ráð gerir tillögu til bæjarstjórnar um stefnumörkun á sínu sviði. Ráðið fylgist með því að stofnanir á sviði þess vinni að settum markmiðum, veiti góða þjónustu og starfsemi þeirra sé skilvirk og hagkvæm.

Til þess að skerpa enn frekar á skilgreiningu hlutverka kjörinna fulltrúa og stjórnenda og starfsmanna Akureyrarkaupstaðar hafa verið samþykktar reglur sem bera heitið Um ábyrgðarmörk stjórnenda, kjörinna fulltrúa og nefndarmanna hjá Akureyrarbæ. Þar segir um hlutverk aðila:

3. Það er hlutverk kjörinna fulltrúa að:

a) móta stefnu fyrir starfsemi Akureyrarbæjar og einstakra deilda og stofnana bæjarfélagsins, m.a. með gerð starfs- og fjárhagsáætlana,

b) setja starfsemi bæjarins reglur, m.a. um ábyrgðarmörk og starfshætti nefnda, kjörinna fulltrúa og embættismanna, gjaldskrár o.þ.h. eftir því sem lög mæla fyrir um og þörf krefur,

c) ákveða stjórnskipan sveitarfélagsins og veita umsagnir um ráðningar skv. 63 gr. samþykktar um stjórn Akureyrarkaupstaðar og fundarsköp bæjarstjórnar.

4. Það er hlutverk kjörinna fulltrúa og nefndarmanna að hafa eftirlit með samþykktum og ákvörðunum bæjarstjórnar og nefnda og að starfsemi sé samkvæmt lögum og samþykktum reglum.

5. Bæjarstjóri og embættismenn eru tengi¬liðir kjörinna fulltrúa við daglega starfsemi Akureyrarbæjar og bera ábyrgð á að hún sé samkvæmt stefnu og ákvörðunum í viðkomandi málaflokki. Kjörnir fulltrúar og nefndarmenn hlutast aðeins til um framkvæmd stefnu með samþykktum í bæjarstjórn og á nefndafundum en hafa sem einstaklingar ekki boðvald yfir starfsmönnum bæjarins.

Um framkvæmdastjórn Akureyrarbæjar

8. Bæjarstjóri starfar samkvæmt ákvæðum samþykktar um stjórn Akureyrarbæjar og fundarsköp bæjarstjórnar. Bæjarstjóri framfylgir ákvörðunum bæjarstjórnar um stefnumál og verklagsreglur og er tengiliður bæjarstjórnar við stjórnendur bæjarins.

9. Bæjarstjóri skipar embættismenn í framkvæmdastjórn sem er honum til ráðuneytis um daglegan rekstur bæjarfélagsins. Framkvæmdastjórn skal vinna að því að stjórnsýsla Akureyrarkaupstaðar sé ávallt skilvirk, hagkvæm og örugg ásamt því að hafa frumkvæði að bættri þjónustu og hagræðingu í rekstri. Einstaklingar í framkvæmdastjórn hafa í krafti setu sinnar í framkvæmdastjórn ekki boðvald yfir öðrum stjórnendum nema í umboði bæjar¬stjóra í afmörkuðum málum.

Um skyldur og starfshætti stjórnenda

11. Stjórnendum Akureyrarbæjar ber að hafa hagsmuni heildarinnar að leiðarljósi og taka þá fram yfir hagsmuni stjórnunareiningar sinnar ef svo ber undir. Þeim ber einnig að hafa að leiðarljósi þá skilgreiningu á „Hlutverki stjórnanda hjá Akureyrarbæ“ sem í gildi er á hverjum tíma skv. samþykkt stjórnsýslunefndar.

 12. Stjórnandi

a) er leiðtogi undirmanna sinna í þeirri viðleitni að veita sem besta þjónustu við íbúa bæjarins samkvæmt stefnu bæjarstjórnar. Hann hefur samráð við undirmenn sína um framkvæmd stefnunnar en þeir taka þátt í mikilvægum ákvörðunum sem varða starfsvettvang þeirra,

b) ákveður samskiptareglur þeirra deilda eða stofnana sem heyra beint undir hann. Stjórnandi getur ekki sett starfsreglur sem hafa áhrif á verksvið annarra hliðstæðra stjórnenda nema í samráði við þá og sameigin¬legan yfirmann,

c) samræmir störf milli deilda eða stofnana sem undir hann heyra,

d) færir útgjöld milli rekstrarliða innan málaflokksins/verkefnisins að frátöldum liðum sem bundnir eru af lögum, reglugerðum og samþykktum,

e) ákveður tilhögun starfsmannahalds, m.a. ráðningar almennra starfsmanna og tilfærslu þeirra milli starfa samkvæmt ráðningarsamningum, kjarasamningum og gildandi reglum bæjarstjórnar. Stjórnandi auglýsir störf og gefur upplýsingar um þau.

f) gerir þjónustusamninga um einstaka verkþætti og býður út verk í samræmi við reglur Akureyrarbæjar um innkaup og útboð. Stjórnanda er heimilt, í samráði við viðkomandi deildarstjóra, að gera minni háttar samninga til allt að þriggja ára ef þeir hafa ekki í för með sér aukningu á árlegum útgjöldum málaflokksins eða breytingar á þjónustunni sem veitt er,

g) hefur heimild til að flytja rekstrarafgang milli ára skv. gildandi reglum um fjárhagsáætlunarferli hverju sinni,

h) hefur eftirlit með daglegri starfsemi deilda og stofnana sem undir aðra stjórnendur heyrir, sem lægra eru settir í skipuriti, en hlutast ekki til um hana nema um frávik sé að ræða frá vönduðum stjórnsýsluháttum, samþykktum starfs- og fjárhags¬áætlunum eða reglum og samþykktum bæjar¬stjórnar eða fagnefndar.

Í samþykktum reglum um Hlutverk stjórenda hjá Akureyrarbæ kemur svo eftirfarandi fram m.a. um stefnumörkun, skipulagningu og verkstjórn:

Stjórnandi hjá Akureyrarbæ ber ábyrgð á að 

• þjónustan sé í samræmi við lög, reglur og stefnu bæjaryfirvalda, 

• skipuleggja starfsemi vinnustaðarins í samræmi við stefnumörkun bæjarstjórnar/nefndar svo sem mannauðsstefnu, jafnréttisáætlun, fjölskyldustefnu, innkaupastefnu og Staðardagskrá 21, 

• hafa góða yfirsýn yfir verksvið sitt og samhæfa störf undirmanna sinna svo að markmiðum vinnustaðarins verði náð með sem hagkvæmustum hætti,  

• virkja starfsfólk til að taka þátt í skipulagningu og mótun verklags, 

• hafa frumkvæði að nýjungum sem geta stuðlað að bættri þjónustu og rekstri.  

Allir þeir þættir sem hér hafa verið dregnir fram skýra mjög vel mismun á hlutverki kjörinna fulltrúa og stjórnenda og starfsmanna Akureyrarkaupstaðar. Ég tel því einsýnt að það sé komið að þeim tímapunkti að leggja þann aðgerðarhóp niður sem skipaður var af bæjarráði til að fylgja þeim stjórnsýslubreytingum eftir sem samþykktar hafa verið. Það er hlutverk bæjarráðs að sinna eftirliti og samráði vegna þróunar á starfi stjórnsýslusviðs og fjársýslusviðs sem fagráðs þeirra sviða. Þá er það hlutverk annarra fagráða að fylgjast með og vera til samráðs um þróun og uppbyggingu annarra sviða. Ábyrgðin er hins vegar hjá bæjarstjóra og sviðsstjóra að fylgja eftir stefnumörkun bæjarstjórnar í málum sem þessum.

Það getur svo verið hlutverk bæjarráðs, sem stjórnsýslunefndar, að vera til samráðs um frekari útfærslu verkefna ef ástæða er talin vera til þess. Það er nú þegar samþykkt fyrir því að Preben Jón Pétursson og Matthías Rögnvaldsson beri ábyrgð á því að fylgja eftir innleiðsu á rafrænni stjórnsýslu, samanber samþykkt á verkefnum aðgerðahóps um bættan rekstur Akureyrarkaupstaðar. Það er því algjör óþarfi að ætla hafa það verkefni sérgreint hér einnig. 

Það sama má að mörgu leyti segja um þriðja liðinn sem aðgerðahópurinn á að vera bæjarstjóra til ráðuneytis um. Þar eru reyndar tiltekin þrjú verkefni sem snúa að gæðamálum, ferlum og verklagi. Það var tekið á þessum málum einnig og þau ábyrgðarsett í tillögum aðgerðarhóps um bættan rekstur. Það er hlutverk sviðsstjóra eins og fram hefur komið að efla samstarf og horfa til heildarinnar hvað varðar þjónustu og samstarf. Það er einnig eitt af meginhlutverkum bæjarstjóra að sjá til þess að allt kerfi virki sem ein heild. 

Varðandi innri endurskoðun og aðra þá þætti sem hér hafa verið nefndir, þá er mjög óljóst orðað hvaða aðgerða þörf er á að grípa til og hvar. Ég tel því einboðið að það hljóti að vera verkefni bæjarráðs að vinna frekar úr þessum verkefnum og forgangsraða, en ekki aðgerðahóps.

Varðandi nauðsyn þess að hafa samráð í samræmi við „fræðin“ þá er það alveg rétt og tillaga mín gengur út að að færa það samráð í annað form auk þess sem ég bendi á að samráð stjórnenda við starfsmenn í málum sem þessum er miklu mun mikilvægara en samráð við einstaka eða fá kjörna fulltrúa. Það væri þá nær að bæjarráðsfulltrúar sætu allir einstaka fundi þar sem talin er nauðsyn til að fá þá til leiks, en bendi enn og aftur á hlutverk fargráðanna í verkefni sem þessu.

Af þessu leiðir að ég tel að aðgerðahópinn eigi að leggja niður og bæjarráð taki að sér hlutverk hans innan þeirra marka sem stjórnsýslureglur þær sem hér hafa verið dregnar fram gefa tilefni til. Það er að minnsta kosti ljóst að aðgerðahópurinn starfar ekki lengur í mínu umboði sem bæjarfulltrúa í bæjarráði. 

Akureyri 4. janúar 2017
Gunnar Gíslason bæjarfulltrúi